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De acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1937, Nippon Gases Euro-Holding, S.L.U. aprobó para las empresas europeas del Grupo Nippon Gases una política y un procedimiento relativos al Sistema Interno de Información (whistleblowing) cuya finalidad es establecer las previsiones necesarias para el Sistema Interno de Información y los canales internos de información existentes.

 

Este documento resume los puntos principales del procedimiento:

 

1.              Sistema Interno de Información de Nippon Gases

 

El Sistema Interno de Información de Nippon Gases es la vía principal para informar sobre posibles irregularidades que puedan suponer infracciones que versen sobre actos o conductas referidas a los ámbitos de aplicación de la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe.

 

Las denuncias pueden presentarse con identificación del informante o de forma anónima.

 

Este canal permite la presentación de denuncias a través de:

 

-      Plataforma externa EthicsPoint accesible a través de

 https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html.

 

-      Correo electrónico: compliance@nippongases.com.

 

-      Línea telefónica de compliance (los números para cada país están publicados en la plataforma EthicsPoint)

 

A solicitud del informante, las denuncias también pueden presentarse verbalmente mediante reunión presencial o sistemas de videoconferencia.

 

Todas las denuncias serán recibidas por la Chief Compliance Officer europea y el Director de Recursos Humanos europeo, miembros del órgano colegiado que desempeña las funciones del Responsable del Sistema Interno de Información y que en lo sucesivo serán denominados conjuntamente Responsables del Sistema.

 

También es posible presentar una denuncia comunicándola al propio superior, al Responsable de Compliance local, al Departamento de Recursos Humanos o al Departamento Legal. 

 

 

2.             Etapas del procedimiento

 

2.1.       Fase de registro

 

Toda denuncia dirigida a alguno de los canales internos mencionados anteriormente, en cumplimiento del principio de buena fe, será objeto de acuse de recibo en un plazo de siete días a partir de su recepción.

 

El informante deberá facilitar los datos que estime necesario. En caso de optar por la plataforma externa EthicsPoint, el informante deberá enviar la denuncia cumplimentando el formulario de obtención de datos disponible. 

 

2.2.      Fase de análisis

 

Las denuncias recibidas serán objeto de un análisis de admisibilidad. Quedan excluidas del alcance del Sistema Interno de Información las denuncias que:

 

-         No queden comprendidas dentro del ámbito material de la Directiva y/o que no versen sobre hechos/conductas contrarios al Código de Conducta de Nippon Gases o sobre irregularidades que puedan suponer infracciones de la normativa interna de aplicación a las sociedades del Grupo Nippon Gases.

 

-         Se fundamenten en meros rumores y/o no estén fundadas en hechos.

 

-         Versen específicamente sobre el contenido de un fichero/documento no accesible para la compañía y no aportado en la comunicación.

 

Considerando las exclusiones de inadmisibilidad anteriores, el Responsable comunicará al informante la decisión de admisión/inadmisión.

 

La fase de análisis finaliza con la selección del equipo/persona responsable de la investigación, que recaerá en el departamento local de Compliance o en la/s persona/s que los Responsables del Sistema designen, en función del objeto de la denuncia. En cualquier caso, el equipo/persona responsable de la investigación nunca estará relacionado con los hechos investigados, a fin de evitar cualquier conflicto de intereses. No obstante, si alguna de las personas designadas para llevar a cabo la investigación tuviera un conflicto de intereses en relación con los asuntos sometidos a su conocimiento, deberá abstenerse de tramitarlos.

 

2.3.      Fase de investigación

 

La investigación se iniciará lo antes posible.

 

La investigación se llevará a cabo de acuerdo con los procedimientos internos definidos, en cumplimiento de las garantías previstas en la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe y, en cualquier caso, garantizando para todas las personas afectadas:

 

-         El respeto a la presunción de inocencia y al honor, así como al derecho de defensa;

 

-         El derecho a ser escuchadas en cualquier momento;

 

-         El derecho a ser informadas sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen;

 

-         La preservación de su identidad y la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

 

El procedimiento de investigación podrá incluir:

 

-         Entrevistas personales con el informante para recabar más información;

 

-         Entrevistas personales con los departamentos y/o las personas involucradas de manera directa o indirecta en los hechos/conductas que sean potencialmente irregulares, a criterio de las personas responsables de la investigación;

 

-         Análisis de datos y obtención de información;

 

-         Petición de pruebas periciales a profesionales internos o externos;

 

-         Otras diligencias de investigación o pruebas que se consideren pertinentes y sean lo menos gravosas posibles con relación a la posición jurídica de la persona afectada.

 

2.4        Fase de resolución

 

Los Responsables del Sistema harán una valoración respecto de los hechos/conductas objeto de la denuncia, basándose en la investigación realizada, y comunicará sus conclusiones a las partes afectadas a la mayor celeridad posible.

 

En caso de apreciarse incumplimiento por parte de una persona trabajadora, los Responsables del Sistema remitirán el expediente al departamento de Recursos Humanos, para la toma de las medidas oportunas.

 

El plazo de resolución no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

 

3.             Protección de datos personales

 

El Sistema Interno de Información está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, de modo que se garantiza la confidencialidad de las personas involucradas en las denuncias y de las actuaciones que se desarrollan en la gestión y tramitación de estas, así como la protección de datos.

 

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

 

Los datos personales relativos a las denuncias recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior solo se conservarán durante el período que sea necesario conforme a la legislación aplicable.

 

4.             Medidas de protección

 

Los informantes tendrán derecho a protección siempre que no concurra ninguna exclusión de las previstas en el apartado 2.2 del presente Procedimiento y siempre que concurran las circunstancias siguientes:

 

-         Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entre dentro del alcance del Sistema Interno de Información.

 

-         La denuncia se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe y en el presente Procedimiento.

 

Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas, tendrán también derecho a protección.

 

El Grupo Nippon Gases prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalia[1], incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una denuncia que cumpla con los requisitos de la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe y la ley aplicable.

 

La buena fe del informante constituye un requisito indispensable para su protección. La legislación en esta materia excluye de la protección a las personas que hayan remitido informaciones falsas o tergiversadas intencionadamente, así como a aquellas que las hayan obtenido de manera ilícita.



[1] Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Entre otras, se consideran represalias a efectos de la Directiva: suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, degradación o denegación de ascenso, intimidación, acoso, discriminación, o trato desfavorable o injusto.

2 El documento completo se encuentra disponible aquí: https://ng-p-euw-sitecore-cdn-endpoint.azureedge.net/es-es/-/media/ng-iberia/pdf/poltica-whistleblowing-vf.pdf?la=es-es&rev=9d94a5fc4195450fb563c8bd18bda209&hash=4817D8A9222084B5CD5A94A5E4C8ABBD458AFCEE